Software di gestione visitatori per reception aziendali
Ospiti, fornitori e candidati registrati in autonomia, referente interno avvisato subito, registro sempre consultabile. Senza hardware dedicato: basta un tablet e una connessione.
La reception è il primo punto di contatto con chi entra in azienda, ma è anche il punto in cui si concentrano interruzioni, telefonate e fogli volanti. Ogni visita che arriva senza preavviso costringe il personale a fermare quello che sta facendo, cercare il referente e compilare a mano un registro che nessuno leggerà più.
Guest Control sposta la registrazione sul visitatore e lascia alla reception il controllo: il tablet all'ingresso raccoglie i dati, stampa il badge (o invia il QR sul telefono), avvisa il referente interno e tiene aggiornata la lista di chi è in sede. La reception smette di fare da centralino e torna a occuparsi dell'accoglienza.
I limiti dei vecchi metodi in questo ambito
Visite sovrapposte al banco
Tre arrivi nello stesso quarto d'ora e una sola persona al banco: l'attesa cresce, il visitatore compila il registro in piedi e la firma diventa illeggibile.
Il referente scopre l'ospite quando è già lì
Senza notifica automatica l'arrivo viene comunicato con una telefonata interna: tempo perso per la reception e ospite lasciato in sala d'attesa.
Registro cartaceo incompleto
Uscite non registrate, campi saltati, firme non riconducibili a una persona: in caso di controllo o di evacuazione il registro non risponde alle domande che contano.
Più sedi, nessuna vista unica
Ogni ingresso ha il suo faldone. Sapere chi è presente in sede a Milano e chi a Roma richiede due telefonate e un po' di fortuna.
Dati dei visitatori esposti
Un registro aperto sul banco mostra nomi, aziende e contatti a chiunque passi: è un trattamento visibile a terzi non necessario.
Come Guest Control risponde alle esigenze del settore
Check-in self-service
Il visitatore compila i campi obbligatori configurati dall'azienda, firma i documenti richiesti e conclude in meno di un minuto. Nessuna trascrizione manuale.
Invito con QR prima dell'arrivo
Chi organizza la visita invia il QR all'ospite: all'ingresso basta la scansione, i dati sono già corretti e l'accoglienza dura pochi secondi.
Notifica automatica al referente
Il referente interno riceve l'avviso di arrivo via email o push sull'app mobile, senza che la reception debba chiamare nessuno.
Badge stampato o QR sul telefono
Badge personalizzato con logo aziendale sulla stampante collegata, oppure QR sul dispositivo dell'ospite: identificazione immediata di chi è in sede.
Lista presenti sempre aggiornata
Dashboard con chi è dentro, da quando e per quale referente. Esportabile in un clic per prove di evacuazione, audit e verifiche interne.
Multi-sede e ruoli distinti
Una sola anagrafica per tutte le sedi, con permessi separati per reception, security e amministratori: ognuno vede ciò che gli serve.
Il flusso di accoglienza in 3 passi
Arrivo e registrazione
Il visitatore scansiona il QR ricevuto oppure compila il form sul tablet: dati, documento richiesto e firma digitale.
Avviso al referente
Il referente riceve la notifica di arrivo e conferma. La reception vede in dashboard chi sta aspettando e da quanto tempo.
Badge, permanenza e uscita
Badge o QR consegnato, presenza tracciata in tempo reale e check-out registrato alla partenza. Storico sempre consultabile.
Casi d'uso e scenari tipici
- •Visite commerciali e clienti in sede
- •Colloqui di selezione e inserimenti
- •Fornitori ricorrenti e manutentori
- •Consulenti e professionisti esterni
- •Trasferte tra sedi e distacchi temporanei
Risultati operativi riscontrati
- ✓Banco reception meno interrotto da telefonate interne
- ✓Il referente sa chi lo attende prima di scendere
- ✓Lista presenti disponibile subito in caso di evacuazione
- ✓Audit e verifiche senza recuperare faldoni
Privacy e tenuta del registro accessi
- ✓Informativa privacy resa al visitatore direttamente sul tablet, prima della raccolta dei dati
- ✓Raccolta limitata ai campi che l'azienda dichiara necessari, con campi obbligatori configurabili
- ✓Tempi di conservazione impostabili in base alle finalità dichiarate
- ✓Accessi profilati per ruolo: consultazione, gestione e amministrazione separati
- ✓Dati ospitati in Unione Europea e cifrati, con export disponibile per il titolare del trattamento
Domande frequenti
Serve hardware dedicato per la reception digitale?
No. Bastano un tablet con connessione e, se si vuole stampare il badge, una stampante compatibile. Guest Control funziona da browser, senza apparati proprietari.
I visitatori possono registrarsi prima di arrivare?
Sì: chi organizza la visita invia all'ospite un QR di invito. All'ingresso la scansione recupera i dati già validati e l'accoglienza richiede pochi secondi.
Il personale di reception può vedere tutte le sedi?
Dipende dai ruoli configurati. Un receptionist può essere limitato alla propria sede mentre un amministratore vede l'intero perimetro aziendale.
Come si gestisce la privacy dei dati raccolti?
L'informativa è mostrata al visitatore prima della compilazione, i campi sono limitati a quanto necessario, la conservazione è configurabile e l'accesso è profilato per ruolo.
Quanto tempo richiede l'attivazione?
La configurazione base (logo, campi, referenti, utenti) richiede circa quindici minuti. La prova gratuita dura 30 giorni senza carta di credito.