Guida Operativa

Checklist completa per digitalizzare la reception aziendale

Usa questa checklist pratica per passare dal registro cartaceo a un flusso digitale conforme, misurabile e veloce. Riduci errori, tempi di attesa e rischi di non compliance.

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Riduzione tempi

Taglia fino al 70% il tempo medio di registrazione con pre‑check-in e auto compilazione.

Compliance & Audit

Registro sempre aggiornato, esportazioni rapide e retention controllata.

Esperienza & Brand

Accoglienza moderna, badge personalizzati e flussi touchless.

La Checklist in 7 Fasi

1

Analisi iniziale & obiettivi

  • Mappa attuale flusso accoglienza (arrivo → registrazione → notifica → uscita)
  • Identifica colli di bottiglia (es. tempo medio registrazione, errori trascrizione)
  • Definisci KPI: tempo check-in, % errori, costi carta, conformità GDPR
  • Coinvolgi HSE, HR, IT e Reception in un breve workshop
2

Requisiti legali & compliance

  • Valuta base giuridica e minimizzazione dei dati raccolti
  • Predisponi informativa privacy reception aggiornata
  • Stabilisci tempi di retention registro visitatori
  • Procedure emergenza: disponibilità lista presenti in tempo reale
3

Processo target & ruoli

  • Standardizza campi obbligatori (nome, azienda, referente, motivazione visita)
  • Definisci ruoli: admin sicurezza, receptionist, vigilanza, auditor (solo consultazione)
  • Flussi speciali: fornitori ricorrenti, interventi tecnici, candidati
  • Politica badge e riconsegna (evita accessi permanenti non autorizzati)
4

Tecnologia & integrazioni

  • Tablet/Kiosk posizione ottimale ingresso con rete stabile
  • Connessione stampante badge compatibile (vedi guida stampanti)
  • Automazione notifiche al referente interno (email / push / Slack se previsto)
  • Verifica eventuale integrazione controllo accessi o pre-registrazione via link
5

Sicurezza & continuità

  • Backup e ridondanza accesso (dashboard cloud da mobile)
  • Accesso in sola lettura per emergenze a squadre sicurezza
  • Gestione revoca accessi ex dipendenti / utenti temporanei
  • Cifratura dati a riposo e in transito (verifica fornitore)
6

Rollout & adozione

  • Pilot di 1 settimana su un ingresso principale
  • Raccolta feedback receptionist e visitatori (micro survey)
  • Mini formazione interna (slide 10 minuti + quick reference)
  • Switch completo + dismissione registro cartaceo con procedura archiviazione
7

Misurazione & miglioramento continuo

  • Report mensile KPI e confronto baseline iniziale
  • Ottimizzazione campi: rimuovi quelli non utilizzati
  • Aggiungi pre-registrazione per visitatori ricorrenti
  • Audit annuale privacy + test scenario emergenza

KPI da Monitorare Dopo la Digitalizzazione

Efficienza

  • Tempo medio check‑in
  • % visitatori preregistrati
  • Tempo emissione badge
  • Riduzione code > fascia oraria

Compliance & Sicurezza

  • Tempo generazione lista emergenza
  • Export audit (numero e rapidità)
  • Errori o campi incompleti
  • Tempo revoca badge / accesso

Risorse correlate

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Domande frequenti

Quanto tempo richiede mediamente il progetto?+

Con una piattaforma pronta l'implementazione base richiede 1–2 giorni; rollout totale 1–2 settimane.

È obbligatorio mantenere anche il registro cartaceo?+

No se il digitale garantisce integrità, reperibilità e tracciabilità coerenti con normative applicabili.

Quali KPI iniziare a tracciare subito?+

Tempo medio check‑in, % preregistrati, tempo emissione badge, export emergenza, errori dati.

Serve coinvolgere IT?+

Minimamente: verifica rete, sicurezza endpoint e policy dispositivi. Il resto è configurazione applicativa.